회사에서는 다양한 종류의 회의가 진행되는데, 이것을 유형별로 구분하면 다음의 8가지로 구분됩니다.
유형 1. 정보 전달 및 공유를 위한 회의
유형 2. 업무 분담이나 진척 사항을 확인하고 관리하는 회의
유형 3. 업무 이해 관계를 조정하고 중재하는 회의
유형 4. 의견 청취 및 수렴을 위한 간담회
유형 5. 우선순위 결정이나 의사결정을 위한 회의
유형 6. 현재 나타나고 있는 문제해결을 위한 아이디어 회의
유형 7. 회사나 리더가 정한 전략이나 수행과제에 직원들을 정렬(Alignment)시키는 회의
유형 8. 미래의 새로운 사업기획이나 전략개발을 위한 아이디어 회의
8가지 회의 유형을 대상으로 다음의 6가지 세부 영역으로 진단을 실시합니다.
1. Eliminate (제거) – 유형 1 & 2가 제거할 대상의 회의다
2. Reduce (감소) – 유형 3 & 4가 감소할 대상의 회의다
3. Raise (증가) – 유형 5 & 6이 증가할 대상의 회의다
4. Create (추가) – 유형 7 & 8이 추가할 대상의 회의다
따라서 회사 전체 차원에서 새로운 회의문화를 만들기 위해서 유형별로 회의를 어떻게 개선할 것인지에 대한 전략과 액션플랜을 수립하여 실행해야 합니다.
결론적으로 말하면, 가장 장려되고 더욱 촉진되어야 할 회의 유형은 7번과 8번 입니다.
회의의 10가지 CSF 진단
성공적인 회의를 진행하려면 중요하게 영향을 미치는 요인들이 있는데, 이것을 정리하면 다음의 10가지로 요약됩니다.
회의에서 참가자 모두가 직급에 무관하게 자유롭고 열린 양방향 의사 소통을 할 수 있고, 다른 사람들의 의견에 대해 경청하며, 다양한 관점의 질문들을 사용해야 합니다.
2. 창의성 (Creativity)
다른 사람의 아이디어에 편승하거나 지렛대로 삼아 더 좋거나 다른 방향의 새로운 아이디어를 만들고, 다양한 관점의 생각을 찾을 수 있어야 합니다.
3. 생산성 (Productivity)
회의를 통해 현재보다 더 효과적으로 업무나 일을 처리하는 능력이 필요합니다.
4. 협업 (Collaboration)
다른 사람들과 함께 토론하고 분석하여 문제를 해결하고 새로운 기획을 하고 실행하여 성과를 얻을 수 있어야 합니다.
5. 문제해결 (Problem Solving)
효과적으로 문제를 해결할 수 있는 방법과 아이디어를 가져야 합니다.
6. 오너십 (Ownership)
회의에 적극적이고 자발적으로 참여하여 의견을 제시하고 다른 사람들과 함께 활발히 토론하고 결론을 짓고 솔선수범하여 실행할 수 있어야 합니다.
7. 실행성 (Execution)
구체적이고 효과적인 액션플랜을 개발하고, 이것을 적극적이고 포기하지 않고 실행하여 목표로 하는 결과를 얻어낼 수 있어야 합니다.
8. 원격 온라인 회의 (On-line Meeting)
서로 다른 위치에 있는 사람들간에 온라인 상에서 회의를 하는 경우, 이에 필요한 환경 조성과 온라인 협업회의에 필요한 다양한 도구들을 활용할 수 있어야 합니다.
9. 퍼실리테이션 스킬 (Facilitation Skill)
회의를 주도하는 리더는 회의를 원활하고 효과적으로 진행하는 능력과 스킬을 가져야 합니다.
10. 스폰서십 (Sponsorship)
원활한 회의 실시와 회의에서 마련한 결론에 대해 의사결정을 하고 액션플랜에 따른 실행에 필요한 회사와 상사의 적극적인 지지와 지원이 필요합니다
